Канцелярия

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением учреждения образования «Гомельский государственный университет имени Франциска Скорины». В своей деятельности канцелярия руководствуется законодательством Республики Беларусь, методическими документами по вопросам организации делопроизводства и архивного дела, иными локальными нормативными правовыми актами университета. В состав канцелярии входят: архив, машинописное бюро.

Основные задачи канцелярии

  1. Установление единого порядка работы с документами в университете; документационное обеспечение деятельности университета в соответствии с нормативными правовыми актами методическими документами по делопроизводству.
  2. Организация правильного учета и регистрации корреспонденции.
  3. Организация контроля за исполнением распорядительных документов вышестоящих органов, руководства вуза и заявлений граждан.
  4. Обеспечение учета, обработки, сохранности и использования, образующихся в деятельности университета документов и дел, законченных делопроизводством.

Штатный состав канцелярии и контактная информация

Зав.канцелярией – ПАЛИЙ Нина Владимировна (каб. 2-17) тел. 57-16-73 факс 57-81-11
Делопроизводитель – КОНЧИЦ Нина Михайловна (каб. 2-17) тел. 57-16-73 факс 57-81-11
Делопроизводитель – КИРЕЕНКО Анна Олеговна (каб. 2-17) тел. 57-16-73 факс 57-81-11
Зав.архивом – ГАТАЛЬСКАЯ Надежда Дмитриевна ( каб. 0-41) тел. 60-11-12
Архивариус – ДАВЫДЕНОК Юлия Сергеевна (каб.0-41) тел. 60-11-12

Общие положения

1. Канцелярия является самостоятельным подразделением учреждения образования «Гомельский государственный университет имени Франциска Скорины» и подчиняется непосредственно первому проректору.

2. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:

  • законодательством Республики Беларусь;
  • Уставом университета;
  • организационно-распорядительными и нормативными документами университета;
  • правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национальной архивной службы и Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь;
  • другими действующими нормативами документами по вопросам документооборота;
  • положением о канцелярии;

3. Деятельность работников канцелярии регламентируется должностными инструкциями, которые предусматривают распределение работ в зависимости от сложности выполнения и квалификации исполнителей.

4. Канцелярия имеет круглую печать с обозначением своего наименования, а также печати и штампы для осуществления операций, входящих в его компетенцию.

Канцелярия имеет право

  1. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений университета выполнения установленных правил работы с документами.
  2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы канцелярии в пределах своей компетенции.
  3. Проводить проверки работы с документами в структурных подразделениях университета.
  4. Ставить на контроль исполняемые в университет документы, определять необходимые контрольные сроки исполнения.

Основные направления и результаты деятельности

  1. Прием, обработка, регистрация, учет, доведение до руководства и подразделений университета входящих и внутренних документов, контроль за их исполнением, отправка исходящих документов.
  2. Разработка и внедрение инструкций, положений и других нормативных и методических документов, регламентирующих делопроизводство в университете.
  3. Рассмотрение организационно-распорядительных документов, представляемых на подпись руководству, с целью контроля за правильностью их оформления.
  4. Разработка сводной номенклатуры дел.
  5. Разработка и проектирование бланков документов и участие в разработке печатей.    
  6. Контроль за работой с документами в структурных подразделениях университета. Проведение совещаний и консультаций по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии.
  7. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
  8. Проставление печатей и штампов на документах.

Основные результаты работы

  1. Регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции в количестве не менее 800 документов в месяц.
  2. Каждодневное получение и разбор корреспонденции, обработка и отправка писем, заказных писем и бандеролей на сумму почтовых расходов 2500 млн. рублей в месяц.
  3. Выполнение задач деятельности канцелярии осуществляется в полном объеме.

Архив канцелярии

В своей работе архив руководствуется законодательными актами Республики Беларусь в области делопроизводства и архивного дела, инструкциями, приказами, методическими рекомендациями Государственной архивной службы и Госстандарта Республики Беларусь, приказами и распоряжениями ректора университета, инструкцией по делопроизводству, положением об архиве.

Основные задачи архива
1.Прием, регистрация. Систематизация, обеспечение сохранности и использования документов по назначению.
2.Комплектование документами, образовавшимися в процессе деятельности структурных подразделений университета, законченных делопроизводством.
3.Учет и создание научно-справочного аппарата, организация работы использованию документов, хранящихся в архиве.
4.Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования. Подготовки и сдачи дел в архив.
5. Контроль за формированием дел в делопроизводстве университета.

Образцы документов

Образец акта
Образец приказа
Образец письма
Образец распоряжения

Фото сотрудников

Палий Нина Владимировна
Палий Нина Владимировна 
Гатальская Надежда Дмитриевна, Давыдёнок Юлия Сергеевна
Гатальская Надежда Дмитриевна, Давыдёнок Юлия Сергеевна
Киреенко Анна Олеговна
Киреенко Анна Олеговна
Кончиц Нина Михайловна
Кончиц Нина Михайловна